Team Assistant Administration, HR & Office Management (w/m/d)

50-70% in Berlin ab sofort

Möchtest du dazu beitragen, die Welt ein bisschen besser zu machen? Gehören selbständiges, strukturiertes und genaues Arbeiten zu deinen Fähigkeiten? Sorgst du gerne für Ordnung? Dann bist du bei uns goldrichtig.

getunik ist der Partner der Wahl von nationalen und internationalen Non-Profit-Organisationen und NGOs wie Amnesty International, Save the Children, pro Asyl uvm. 

Für sie gestalten wir kanalübergreifende Erlebnisse, welche die Spendenbereitschaft und Bindung von Supporter*innen nachhaltig steigern. Dabei setzen wir digitale Plattformen um, vermarkten diese und verbinden sie mittels Marketing Automation mit den klassischen Fundraising-Maßnahmen unserer Kunden. 

Eine gut funktionierende Administration und Büro-Infrastruktur sind die Basis für unsere Arbeit. Darum suchen wir dich als Verstärkung für unsere Bürogemeinschaft in folgender Rolle 

Team Assistant (w/m/d) Administration, HR & Office Management in Berlin (50-70%) ab sofort.

«Wir sorgen mit dir gemeinsam dafür, dass mehr Menschen mehr spenden und mehr davon ankommt.»

Eva Hieninger, Partner, Managing Director Deutschland

Deine wichtigsten Aufgaben

Die getunik Familie zählt knapp 26 Team-Mitglieder an den Standorten Zürich und Berlin. In deiner Rolle als Team Assistant (w/m/d) unterstützt du die Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten. Du arbeitest selbständig, übernimmst eigene Aufgaben und agierst serviceorientiert und kooperativ sowohl mit unseren Kunden als auch mit unserem Team.

  • Fakturierung: Erstellung von Kundenrechnungen basierend auf den erfassten Leistungen und Aufwänden. Koordination des Freigabeprozesses mit den Projektleiter*innen
  • Debitorenbuchhaltung: Sicherstellung des Datentransfers an den Steuerberater. Abklären von Kundenanfragen, Rechnungskorrekturen und Koordination von Mahnungen
  • Kreditorenbuchhaltung: Verwaltung, Weiterleitung und Zahlung der Eingangsrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
  • Unterstützung der Teams in sämtlichen HR-Prozessen: Bei der Rekrutierung, der Erstellung von Arbeitsverträgen, beim Verfassen von Zwischen- und Arbeitszeugnissen, in der Pflege der HR-Systeme sowie im Payroll Prozess
  • Administrative und organisatorische Tätigkeiten für die Geschäftsleitung
  • Du bist verantwortlich für die Instandhaltung von Büroräumen und -einrichtungen, die Zusammenarbeit mit den Betreuungsunternehmen (einschließlich IT, Telefon, Internet, Druck und Hauswirtschaft) 
  • Sicherstellung, dass das gesamte Büro, einschließlich Archive und Ablagesysteme, gepflegt und zugänglich, geordnet und funktionsfähig sind.
  • Unterstützung bei der Organisation und Koordination von internen Meetings und Events
  • Verantwortlich fürs Bestellwesen (Büro- & Verbrauchsmaterial, Snacks & Getränke für unsere Küche)
  • Verarbeitung der Post, Ablage und Schlüsselverwaltung

Dein Profil

  • Kaufmännische Grundausbildung mit Berufserfahrung in ähnlicher Funktion
  • Organisationstalent, welches auch in hektischen Zeiten Ruhe bewahrt
  • Strukturiertes, selbständiges und exaktes Arbeiten
  • Sehr gerne auch Wiedereinstieg ins Berufsleben
  • Dienstleistungsorientiert mit Freude am Kontakt mit Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten
  • Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (Zoho Books von Vorteil)
  • Gute Buchhaltungskenntnisse und Weiterbildung im HR von Vorteil
  • Affinität und Interesse an der Anwendung von verschiedenen IT-Systemen
  • Fliessend Deutsch (schriftlich & mündlich), Englisch von Vorteil
  • Selbständiges Arbeiten und Eigeninitiative

Das bieten wir dir

  • Offene Unternehmenskultur, die geprägt ist von Transparenz, gegenseitigem Vertrauen und Respekt
  • Gleicher Lohn für gleiche Arbeit, Jahresarbeitszeit mit flexible Arbeitszeiten sowie 5 Wochen Ferien
  • Einen zukunftsorientierten Arbeitsplatz, mit flachen Hierarchien, in einem sinnvollen Umfeld
  • Dynamische Start Up Atmosphäre
  • … und ein cooles, motiviertes und unkompliziertes Team.

Interessiert? Dann sende jetzt deine Online-Bewerbungsunterlagen, deine Gehaltsvorstellung sowie deinen frühesten Einstiegstermin an: hr@getunik.com